Rok 2020 z pewnością przejdzie do historii. Jego początek zaskoczył niemal każdego na całym świecie. Nowa rzeczywistość, do której trzeba było się przystosować wymusiła wiele zmian, a jedną z nich jest częste wprowadzanie pracy zdalnej i to nie tylko w placówkach edukacyjnych, ale również w firmach. Jakie programy są warte uwagi?
Rozmowa na odległość
W przypadku komunikowania pomiędzy pracownikami ważna jest współpraca. Będąc w firmie taki kontakt nie powinien stanowić większego problemu, jednak w sytuacji, gdy większość lub każda osoba z poszczególnych działów wykonuje swoje obowiązki z domu to znaczenie będzie miała jakość połączenia, przejrzystość programu oraz szybkość wysyłania wiadomości. Ważne będzie również przechowywanie dokumentów oraz proste zarządzanie aktualnymi projektami.
Microsoft 365
Microsoft 365 to przydatne narzędzie, ponieważ jest ono zbiorem aplikacji potrzebnych do zdalnej pracy. Korzystając z niego otrzymujemy dostęp do wielu funkcji, dzięki czemu nasza praca będzie bardziej wydajna. Wykorzystując takie rozwiązanie nasze pliki mogą być bezpiecznie przechowywane w chmurze, a umieszczone dane będą zabezpieczone przed wirusami oraz spamem. Pakiet zapewnia nam korzystanie z niego na 5 urządzeniach, dzięki czemu zwiększa się komfort użytkowania. W zależności od wyboru planu otrzymujemy różne funkcje takie jak pomoc techniczna, klasyczne wersje aplikacji pakietu Office dla komputerów PC i Mac lub zarządzanie urządzeniami.
Microsoft Teams
Pierwszym przydatnym narzędziem wchodzącym w skład Microsoft 365 będzie Microsoft Teams, czyli usługa zyskująca coraz większą liczbę użytkowników. Za jej pomocą będziemy mogli utworzyć spotkanie grupowe, w których udział może wziąć nawet 10 000 osób za pomocą wydarzeń na żywo. Możemy skorzystać z funkcji udostępnienia ekranu, czatu, nagrywania czy chociażby włączenia napisów oraz śledzenia ich w czasie rzeczywistym. Możemy również w prosty sposób zaplanować kolejne spotkania, aby nasz harmonogram był uporządkowany. Podobnym narzędziem do rozmów bez wychodzenia z domu będzie Zoom, działający bardzo podobnie do Teams.
OneDrive
Dostęp do plików i zdjęć z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Taki właśnie jest OneDrive od Microsoftu. Korzystając z niego dostajemy możliwość udostępniania lub edycji dokumentów gdziekolwiek jesteśmy. Program umożliwia nam również tworzenie kopii zapasowych, dzięki czemu nawet jeśli utracimy urządzenie nie spowoduje to utracenia zapisanych elementów w chmurze. Brak połączenia z Internetem również nie będzie stanowił problemu, ponieważ synchronizacja online plików daje nam możliwość modyfikacji będąc offline. Kiedy znów otrzymamy dostęp do sieci, wszystko to nad czym pracowaliśmy zostanie uaktualnione w OneDrive.
Google Workspace
Wcześniej było to G Suite i Google Apps for Work. Obecnie jest to Google Workspace, który dostarcza kompleksowy pakiet usług, nie wymagający instalacji oprogramowania na komputerze, ponieważ całość dostępna jest online. Dzięki uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu logowanie do platformy odbywa się w bezpieczny sposób. Narzędzie od Google umożliwia nam planowanie spotkań za pomocą automatycznych zaproszeń e-mail czy chociażby udostępnienie kalendarzy w celu sprawdzenia dostępności innych osób.
Workspace pozwala również na to, aby jeden dokument został stworzony wspólnie z członkami zespołu lub osobami spoza firmy. Duże znaczenie będzie odgrywał Gmail, który pełni funkcję zarządzania kanałami kontaktu. W jednym miejscu dostajemy dostęp do poczty, chatu, konwersacji grupowych oraz wideokonferencji. Takie rozwiązanie jest ważne, ze względu na fakt, iż nie jesteśmy zmuszeni do korzystania z kilku programów lub kart na raz.
Dysk Google
Działanie dysku na Google jest zbliżone w działaniu do OneDrive. Tutaj również możemy przechowywać istotne dla nas pliki, do których będziemy mieć dostęp na dowolnym urządzeniu. W tym przypadku będziemy mieli do czynienia z ponad 100 różnymi formatami plików, do których dostęp mogą mieć pozostałe osoby. Wygodną możliwością będzie fakt, iż jeśli będziemy chcieli udostępnić dokument pracownikom to nie będziemy zmuszeni do wpisywania każdego z maili osobno, ponieważ wystarczy wygenerować link, za pomocą którego odpowiednie osoby będą go mogły w prosty i wygodny sposób otworzyć.
Google oferuje nam także dyski współdzielone, dzięki czemu każda pracownik z poszczególnego zespołu dostaje do niego dostęp. Wygoda takiego rozwiązania polega na tym, że nie jesteśmy zmuszeni do wysyłania pliku osobno. Takie rozwiązanie sprawdzi się w działach marketingowych, gdzie tworzonych jest wiele potrzebnych treści jak prezentacje, grafiki, filmy lub teksty.
Google Docs
Korzystając z tego rozwiązania otrzymujemy dodatkowe zabezpieczenie oraz funkcje dla zespołów. Dokumenty, nad którymi pracujemy mogą zostać utworzone oraz edytowane bezpośrednio w przeglądarce, bez konieczności instalacji programu. Praca nad plikiem może być wykonywana wraz z pracownikami, a dodatkowo za pomocą wbudowanego czatu dostajemy możliwość komunikowania się z naszym zespołem lub osobami spoza firmy. Importowanie dokumentów odbywa się szybko, a ich eksport może nastąpić w formacie .docx, .pdf czy chociażby .txt. Docs umożliwia nam również funkcję śledzenia zmian, dzięki czemu wszelkie błędy zostaną w prosty sposób zmienione.
Trello
Trello może okazać się szczególnie przydatne dla osób związanych z marketingiem oraz promocją. Korzystając z tego narzędzia otrzymujemy możliwość organizacji projektów w wygodny i przejrzysty sposób. Wszystko to za pomocą tablic, list oraz kart, które przydają się do podziału obowiązków. Każdy z utworzonych zespołów otrzymuje przypisaną im tablicę, na której tworzone są listy, a na nich karty. Istnieje możliwość zintegrowania z innymi aplikacjami, a przykładem może być wspomniany wcześniej Dysk Google.
AnyDesk
AnyDesk daje nam możliwość zdalnej edycji tego, co jest na innym komputerze. Strona internetowa firmy oferuje nam trzy warianty: Lite, Professional i Power. Ostatni z nich daje nam najwięcej możliwości polegających na nieograniczonej liczbie równoczesnych sesji, zdalnym drukowaniu lub sterowaniu komputerem PC. Dodatkowo otrzymujemy książkę adresową, a także opcję protokołowania sesji, której głównym zadaniem jest zapisywanie daty, godziny oraz czasu trwania uczestników korzystających z sesji AnyDesk.
SimplySign
SimplySign umożliwia nam złożenie podpisu na elektronicznych dokumentach z dowolnego miejsca za pomocą przeglądarki internetowej oraz dedykowanej aplikacji na smartfonie lub tablecie. Warto pamiętać, że podpis elektroniczny jest tak samo wiążący jak własnoręczny, a dzięki integralności treści podpisywanego dokumentu, nasz podpis nie zostanie podrobiony. Za pomocą SimplySign możemy również załatwić sprawy prywatne takie jak kontakt z urzędem skarbowym czy ZUS-em.
Podsumowanie
Przedstawione narzędzia powinny w znacznym stopniu usprawnić działania firmy. Warto również mieć na uwadze, że niektóre z programów mogą okazać się na tyle potrzebne, że będą wykorzystywane częściej, nawet bez konieczności pracy zdalnej.
Jeśli chcesz poznać zastosowanie nowoczesnych narzędzi, wspomagających funkcjonowanie firmy, to skontaktuj się z nami! Razem osiągniemy e-fektywne rezultaty.
